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新手小白如何快速上手制作投标书?
发布日期:2024-01-04 阅读次数:912
标书制作是招投标中的重要环节。对于新手来说,可能还不知道怎么制作标书,为了增进大家的了解,今天王老师就来为大家讲解新手如何学做标书。

重点如下:

                                                             逐字逐句理解招标文件

(1)理解投标人须知前附表:此表涵盖了投标人必须了解的所有基础信息,部分信息对制作投标文件影响很大,需要重点关注,如:

  • 招标的截止时间

  • 招标文件澄清截止时间

  • 投标保证金金额以及截止时间

  • 投标文件的组成

  • 其它信息

比如:

投标文件的密封、装订要求:商务部分和技术部分是否需要分开装订密封、正本和副本是否需要分开密封。

投标文件的数量要求:正本和副本各多少、是否需要电子版
投标文件的签字盖章要求:需要注意印章和签字的效力是不同的,需要签字的地方一定不要印章。还要注意是否需要逐页签字,很多时候都会遗漏这个要求。


(2)理解商务部分要求

商务部分都是一些资质文件上的要求,按要求提供即可,需要我们注意的是在有些条款下,是需要提供承诺函声明函,而这些要求没有在投标文件格式要求中体现,往往就会发生遗漏。


(3)理解技术部分要求

配合招标方的不是仅仅一家单位,所以发标后,发现招标文件糅合了多个单位的技术参数。也表示完全响应这份招标文件的可能性较低。


在这个情况下,需要评估响应技术要求的成本,涉及到硬件产品的重新选型,软件的定制开发。把这个信息同步给销售和部门领导,由他们来考虑是否继续参与投标,如果参与,报价部分就需要考虑这点。


(4)理解评分表

评分表是招标文件的核心部分,一般分为三部分,商务部分、价格部分、技术部分。


商务部分一般为分为公司资质、业绩资质、项目人员资质


公司资质又分为专业资质、荣誉、知识产权(软著、专利)、财务状况


业绩资质根据招标要求提供相关的证明文件,注意证明文件要严格按照招标要求提供,保险起见,在提供业绩合同文件时,可以在满足要求的基础上,多提供2份以上的业绩,作为备份。


项目人员资质考察的是项目实施的能力,一些招标文件上会对项目经理有履历、证书、学历上的要求。也有的会要求提供项目人员的社保缴纳证明。


技术部分一般分为技术方案、实施方案、培训与服务

技术部分的内容有很大一部分是可以做成标准模板的,这个模板在工作的过程中,逐步整理和完善。涉及到专业部分,需要协调相关部门的人配合编写,比如产品部门出个原型、功能说明;硬件部门提供产品选型以及技术参数等。


价格部分一般有两种,综合评分法以及低价评分法

综合评分法:一般都是根据投标单位的报价去掉一个最高和最低的,取剩余单位的算术平均值作为基准为满分。
低价评分法:最低价为满分


(5)理解投标文件格式要求


招标文件都会提供格式要求,注意文件格式和内容的区别,格式要求填写的内容逐项填写。


格式包括标题、内容和备注。内容部分按照要求填写,比如商务偏离表和技术偏离表,要看清楚是不是需要逐项逐条应答,在应答内容上也不要直接复制参数,会导致无效投标。


对于备注信息,要明白备注信息是属于格式的一部分,还是对格式的解释说明。不要随意删除,会导致无效投标。


比如投标报价一览表下面的【注】,因为该【注】描述的是表格中的报价涵盖项目总报价的各种费用。


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充分协调各部门资源



在制作投标文件的过程中,招标文件的解读、各种证明文件(如果是初次做投标)以及专业的技术响应文档由谁来负责,我们需要心里清楚,能快速准确的找对人,把任务分解下去,最后由我们来整合和检查。



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精细安排任务计划时间


我们了解,制作投标文件需要多个部门的配合才能完成,考虑到我们还有编辑、整合、检查、打印、封装等工作,所以我们对各个部门划分任务时,一定要进行详细解释,明确截止日期,同时还要实时关注进度。

所有的文件最好要在投标截止前3天提供,至于报价,最好也要在投标截止前2天提供。
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不要少于三次的检查



只要经历过少盖一个章、少提供一份文件、报价大小写不一致,最后不中标,就会明白检查有多重要,就算是检查多次,心里也没底。


每次开标现场,投标文件怎么检查、什么阶段检查,给出以下建议:


  • 把所需提供的文件列一个表,逐一核对。

  • 把所需要签字盖章以及填写日期的页码记录下来,逐一核对。

  • 2人交叉审核

  • 打印前检查、打印盖章后检查(转PDF打印避免格式错误)、密封后检查(原件是否已经备齐)

  • 一定要记得提醒授权委托人带身份证


准备好做标书的基本工具



所有的投标文件都是在word中做完后打印出来的,制作标书需要基本的word基础,比如怎么修改字体字号、怎么给添加标题、怎么在里面插入表格、怎么加粗字体等等


投标书里面的报价表是非常重要的部分,可以用Excel计算价格,杜绝出错记住一定不要用计算器和笔算


开始制作标书先从招标文件的第一页开始通读划重点,根据招标文件搭建框架,大框搭建起来就可以填充内容。


刚开始做标书的小白经常会问,不会填充内容怎么办?公司资质去找行政索要,扫描插入到标书里面;保质期怎么写?供货期怎么写?看招标文件,里面一般会有相应的要求,如果没有和经理沟通。


招标文件里面的服务内容、实施方案怎么写?借鉴公司以前的投标文件,只是借鉴不要照搬,每个项目都不一样,一定要修改成和本次招标文件相对应的。切记不要照搬。


了解清楚相关的注意事项


1、项目名称、项目编号、包号一定要对,复制招标文件,多确认几遍。
2、价格的大小一定要对,excel计算,将价格粘贴到word。先将小写复制到大写的位置,选中小写--插入--插入数字--选择大写,末尾一定要有元整。
3、商务和技术偏离表/响应表原则上是一定要完全响应,不要出现负偏离,可能会有扣分和废标的风险。
4、正副本份数在封面和封皮上一定要体现。需要单独密封的,是否需要电子档需要看清楚。
5、加盖公章处和填写名字的地方要多检查,切勿漏掉。
6、投标书里面不要出现别的项目名称、不要出现别的单位名称,复制过来的内容一定要多检查。
7、每做一份新的标书不要在以前做过的标书上进行修改,切记,一定要养成一个好习惯,重新打开word,重新制作安全、快捷。


                                         投标文件里有什么?

简单点说,投标文件一般包括经济、技术和商务标三大块,经济标主要指投标报价,技术标主要包括施工组织设计方面的内容,商务标就是公司的资质、执照、获奖证书等方面的东西。投标中,商务标是准入,经济标是入围,技术标是投标中的最后一环。今天就来说一下,商务标、技术标、经济标这三个标的具体内容以及有什么区别和作用。



01


商务标



商务标就是投标报价中的价格,也就是预算书;即为投标,想报的价格,其中有每一项的报价分析或说明。




商务标书包括企业资质、营业执照,相关获奖证书,证明公司业绩的相关文件,有的还需要安全生产许可证、企业简介,具体看招标文件要求。
商务标的内容应对应招标文件,如果没有特殊规定,商务标应该有以下内容:
(1)法定代表人身份证明(2)法人授权委托书(正本为原件)(3)投标函(4)投标函附录(5)投标保证金交存凭证复印件(6)对招标文件及合同条款的承诺及补充意见(7)工程量清单计价表(8)投标报价说明(9)报价表(10)投标文件电子版(u盘或光盘)(11)企业营业执照、资质证书、安全生产许可证等;

02


商务标的作用


主要判断该投标企业是否符合招标文件要求的资格等因素,一般在投标报名时就会进行资格预审,达标后才有资格参加投标活动。

03


经济标

     经济标,主要指投标报价的组成文件,不过有的地方看做是控制成本的依据,又可以看做成本价;设计确定以后,企业能否入围,决定于经济标经济标如果没有特殊规定应该有以下内容:
(1)报价封面
(2)投标报价汇总表
(3)规费、税金项目清单与计价表
(4)措施项目清单计价表一
(5)措施项目清单计价表二
(6)单位工程工程量清单汇总表
(7)分部分项工程量清单
(8)零星项目计价表
(9)乙供材料价格表
(10)单价分析表
(11)投标文件电子版(u盘或光盘)




04


经济标的作用

设计确定以后,企业能否入围,决定于经济标,其中的问题有:
1.工程量的差异:
建筑装饰变化多,经常出现定额中没有的项目,如异型装饰,定额以外的项目工程量有高低之差,怎样既能体现设计意图又要降低成本。2.材料的价差:材料费在整个造价中占到60%~65%,按照设计要求选用同一品种材料价差很大,对工程造价影响较大。3.取费高低:国家现在是指导费率,企业管理水平不同,费用也不同。4.利润高低:企业在投标中有的承诺让利,企业结合工程情况取利有高有低,例如有的企业由于淡季或业主还有后续工程而让利,投标中要做到知此知彼,确定利润率。

05


技术标



     技术标是指对招标文件提出的实质性要求条件的响应性施工组织设计或方案以及对招标文件中特殊技术性内容的承诺内容。技术部分如无特殊要求,主要包括以下内容:

(1)施工部署

(2)施工现场平面布置图

(3)施工方案

(4)施工技术措施

(5)施工组织及施工进度计划(包括施工段的划分、主要工序及劳动力安排以及施工管理机构或项目经理部组成)

(6)施工机械设备配备情况

(7)质量保证措施

(8)工期保证措施

(9)安全施工措施

(10)文明施工措施


06


技术标的作用



如果是建设项目,则包括全部施工组织设计内容,用以评价投标人的技术实力和经验技术复杂的项目对技术文件的编写内容及格式均有详细要求,投标人应当认真按照规定填写标书文件中的技术部分,包括技术方案,产品技术资料,实施计划等等。


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